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地方志文献信息的现代化管理与运用

发布时间:2015年12月20日 10:04:09 浏览次数:1219 次

                                   地方志文献信息的现代化管理与运用                                          

   中国有句古话 “治天下者以史为鉴,治郡国者以志为鉴”。地方志以它深厚的文化底蕴、 丰富的信息资源,始终得到社会各界的广泛重视和利用。随着方志事业的不断发展,地方志文献信息的管理与应用越来越受到人们的关注,传统的运作模式已无法满足现代社会的要求。在全球信息化、网络化、数字化时代,如何更好地运用现代化管理技术对地方志文献信息进行科学的分类、管理与应用已是摆在我们方志工作者面前的一项十分重要课题。      

一、地方志文献信息的现代化管理势在必行      

   一部好的志书其资料的丰富与翔实起着关键性的作用,如果我们将志书赋予生命,那么资料就是构筑它的血肉和灵魂。在编写地方志和“读志用志”的过程中,资料的运用更是重中之重,一直以来,资料的收集、整理、管理与运用十分繁重,消耗了大量的人力、物力、财力和时间。同时,志书也受其价格偏高、分量过重、内容庞大等自身因素影响,在宣传流通和实际运用方面受到了很大阻碍,未能充分发挥其“资政、教化、存史”的三大社会功能,严重地制约了地方志事业的发展。原始手工作坊式的工作环境再也无法适应今天快节奏、高效率的工作需求,适者生存是现代社会发展的必然规律。不改革,事业就不能发展、不创新,就只有死路一条。在“科学技术是第一生产力”的今天,只有充分利用现代高科技技术才能圆满地发挥出地方志这一古老学科的文化价值和社会价值。     

二、文献信息的数字化建设      

   随着现代科学技术的飞速发展,给地方志工作带来了全新的网络环境,利用先进的计算机技术和科学的分类与著录,将地方志馆藏文献信息进行数字化处理,并在网上发布,提供信息咨询,开发信息产品,实现资源共享。从而改变了我们的工作环境和服务理念、提高了服务档次、拓宽了业务范围,最终实现网络化、数字化地方志。      

   文献信息的数字化建设是一项繁重的基础工程,要想更好地对地方志文献信息进行科学的管理与应用,实现资源共享。就必须借助于现代高科技手段,配置一定的硬件(电脑、打印机、网络设备)和相关管理软件。将原先的纸版文献信息录制成电子版、网络版的多媒体文献信息,录入后还要有相关软件对其进行的管理与维护。各级志办可以根据自身条件,建立大型数据库或以网页形式在政府网上发布。数据库建设同样是一项非常重要的任务,它直接关系到数据的管理与运用是否高效、便捷,其中包括数据库的结构是否科学,查询是否简便,其安全性、兼容性、可操作性等等因素都要兼顾。由于书刊在印刷时所采用的是方正系统排版,即便保留了印刷时的磁盘,在文本导入数据库时存在格式转换问题,数据库所采用的是超文本格式,在导入数据库时需要用TRS-CEL软件进行格式转换。另外,方志类文献信息中含有大量的冷僻字,这些问题在实际操作前都要考虑周全,以便方志类文献信息在互联网上能够更加便捷地流通使用。全国已有山东、黑龙江、吉林等省志办建立了大型省情数据库,还有一些省份正在建设当中。市、县志办以各种形式上网发布的更是数不胜数。总之,种类繁多的电子文献以其信息量大、传递迅速、检索率高、操作性强等优势,逐渐赢得人们的青睐。数字化技术在地方志工作中的应用已是大势所趋。     

三、文献信息的分类与计算机编目      

   文献信息的分类与计算机编目是图书管理人员必须具备的一项专业技能,其目的是为了分析各类文献信息的内容及属性,做出客观、准确的描述,并找到准确定位,以便归类上架,提供查询。      

   1、文献信息的分类就是以文献分类法为工具,根据文献所反映的学科知识内容与其他显著属性特征,分门别类地、系统地组织与揭示文献的一种方法。随着地方志事业的日益发展,文献信息的馆藏量也在不断增加,其种类繁多,如:哲学类、社会科学类、自然科学类、综合性图书等等各类图书林林总总。文献信息的载体也多种多样:印刷型、缩微型、音像型、电子出版物以及浩如烟海的网络信息等等。那么一部新书的入库首先要根据图书分类法(一般采用《中国图书馆分类法》)进行图书分类,有些图书跨越的学科较大、内容涉及面较广,这就需要我们图书管理人员能够熟练掌握和运用图书分类法的分类规则,以及对文献分类法和网络信息分类法的深入研究,加之日积月累的文化知识素养,才能做到文献信息的准确定位,认真组织分类排架,建立分类检索系统。     

   2、编目是按照一定的规则,对文献进行标引(分类、主题等标引)、著录、标目、目录组织等整个过程。其作用是全面揭示馆藏文献的内容特征和形态特征,使读者可以了解和选择所需要的文献;另外也是宣传图书、指导阅读以及读者检索文献的重要工具。现在大、中型图书馆所采用的是国际上流行的机读目录(亦称:马克格式):它是以代码形式和特定结构记录在计算机存储介质(磁盘、光盘等)上,用计算机识别、处理、编排和检索的目录。较原先的卡片目录先进的多,主要表现在:体积小、密度高、易保存,一次输入多种输出,检索效果好,查全率、查准率高,自动排序,便于修改和维护。地方志馆藏文献主要是以志书、年鉴、地情类图书为主,专业性较强,各级志办可以根据自己的藏书布局,选择适合自己的图书管理软件,从而提高管理及服务水平。      

四、文献信息的开发与利用      

   随着全国第一届新方志的编纂出版工作基本完成,部分省、市方志馆、数据库的相继建立,文献信息的管理工作日臻完善,馆藏结构不断优化、既专又博。文献信息的社会性全方位开放式服务和开发性服务已是今后资料工作的重点和发展方向,资料管理部门更要不断加强自身素质建设、拓宽服务领域、提高服务档次。除了提供网上浏览查询或来人调阅等服务项目外,同时进行文献信息产品的开发,根据社会各阶层信息需求者的要求,提供有关文献信息的收集、整理、编辑服务,多做市场调研,尽可能满足社会需求,改变以往资料工作那种旧的只集中收藏、管理而不生产信息产品的服务模式,利用地方志丰富翔实的地情宝库和简便易得的数字化资源,为社会提供高层次的信息咨询服务。另外,根据社会需要建立特色数据库(作为省情库的子库)或编辑、制作、出版一些光盘版电子图书。如“安徽历史名人”、“安徽风景名胜”、“安徽土特产”等等,邀请一些专家、学者参与数据库建设的意见,使特色数据库和电子图书既有知识性又有趣味性,更加贴近老百姓,适合大众欣赏品位。这样既提高了社会知名度和服务水平,又拓宽了市场,逐步形成地方志信息化、产业化架构。树立良好的社会新形象。     

五、良好的素质是事业成功的保证      

   地方志文献信息的科学性以及重要的文化价值、社会价值在未来社会的发展进程中将发挥其更加重要的作用。现代信息技术的发展使地方志这一古老的学科焕发出年轻的活力。引进现代化管理技术和管理人才是我们事业成功的保证。未来文献信息的管理是由人和现代信息技术相结合的过程,再先进的管理设备也要由人来操作完成。作为地方志文献信息的管理人员首先要热爱自己的专业,对工作要有认真负责的态度以及较高的科学文化知识和专业理论水平。自觉地深入研究现代化管理技术。与时俱进,开拓创新。使地方志文献信息能够更好地为社会的进步所利用,为人类的发展而服务。让地方志这朵绚丽的奇葩在信息时代中开地更加灿烂夺目。